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Organización y Recursos Humanos

En cuanto al área de Recursos Humanos, es la encargada de la selección, formación, contratación y despido de las distintas categorías de empleados de la empresa. Por lo tanto se deberá hacer un seguimiento del mercado laboral, además de establecer una coordinación con las demás áreas para estimar las necesidades en reclutamiento y formación de la plantilla. Otro aspecto fundamental es la definición de una política salarial atractiva para que el personal esté motivado y sea productivo

El Plan de Organización y de Recursos Humanos tiene como finalidad analizar, seleccionar, evaluar y controlar los recursos humanos en la empresa. Para ello, se deberá elaborar un organigrama y definir las funciones, tareas, responsabilidades y perfil de cada puesto de trabajo, así como las políticas reclutamiento, selección, contratación, formación y motivación del personal. Además, se establecerán canales de comunicación con los trabajadores y, políticas de detección y resolución de conflictos. Por último, se elaborará un plan de seguridad e higiene en el trabajo.

Organigrama

El objetivo de este apartado es organizar el personal de la empresa con independencia del tamaño de la misma,  comience con tres o cincuenta trabajadores, se debe crear un organigrama, con el objeto de organizar el personal de la empresa de áreas, asignando a cada puesto funciones, tareas y responsabilidades.

Dicho organigrama se estructurará por funciones, áreas o departamentos (administración, comercial, técnica, producción, etc.), con el objetivo de ubicar cada puesto de trabajo. Además, si fuese necesario cada función a su vez puede dividirse en subáreas. El organigrama determina, por tanto, la organización funcional de la empresa: sus áreas, relaciones, jerarquía y dependencia.

Áreas / Departamentos / Categorías profesionales

Funciones, Tareas y Responsabilidades

Se ha de detallar para cada puesto de trabajo la función, área o departamento al que pertenece, las actividades (se trata de un conjunto de acciones o tareas; facturar, cobrar a clientes, vender, almacenar, gestiones con la asesoría, etc.), las tareas (se trata de una acción concreta; preparar presupuestos, emitir informes, presentar modelos trimestrales de retenciones e ingresos a cuenta, etc.), así como las responsabilidades.

Nivel de Conocimientos Técnicos

Para cada puesto de trabajo es preciso definir el nivel de formación y de conocimientos técnicos requeridos, así como la experiencia profesional o la capacitación necesaria.

Importancia de las Actividades

No todas las actividades que se realizan en la empresa tendrán la misma importancia. Cada puesto de trabajo tendrá actividades básicas propias y otras complementarias de menor importancia. Se priorizan las actividades con el objetivo de determinar la productividad del puesto de trabajo.

Dimensión y Estructura de la Plantilla

Por último, se cuantificará el número de trabajadores necesarios para cubrir los puesto de trabajo definidos en el organigrama, así como la estructura de la plantilla.

Equipo Directivo

En gran medida el éxito de todo proyecto empresarial depende de su equipo directivo. Por tanto, se detallará para cada puesto directivo la formación académica, de gestión y técnica, la experiencia profesional, las habilidades directivas, éxitos profesionales o empresariales, así como la función a realizar, actividades, tareas y responsabilidades.

El secreto del éxito está, como en la vida real, en conocer perfectamente el funcionamiento de la empresa y en tomar las decisiones de los distintos departamentos de forma coordinada, ya que el programa interrelaciona todas las variables y será necesaria la coherencia en la dirección para la buena marcha de la empresa.

Además, será ,muy importante la capacidad de trabajo en equipo, el empeño en el análisis de los resultados de cada decisión, el planteamiento de estrategias, la toma de decisiones y, por supuesto, las ganas de aprender.

Habilidades Directivas

El conocimiento de técnicas y habilidades directivas facilita al emprendedor competencias y capacidades básicas para mejorar la interacción con otras personas, sea su propio equipo de trabajo, clientes, proveedores, agentes sociales; conocer estrategias y técnicas de hablar en público, liderazgo y motivación, etc. En este sentido, podemos relacionar las siguientes habilidades directivas:

Dirigir

El empresario debe coordinar las acciones del personal para lograr objetivos concretos, conseguir que el personal haga las tareas encomendadas, optimizar el aprovechamiento de los recursos (escasos) disponibles, ser responsable de las acciones del personal, hacer el trabajo encomendado respondiendo ante el superior de los resultados obtenidos, colaborar e implicar a colaboradores en el logro de los objetivos previamente establecidos, detectar e implantar mejoras en la empresa, así como tener en cuenta a las personas tal y como son, con sus conocimientos (lo que saben), sus capacidades (lo que pueden) y sus voluntades (lo que quieren) con el fin de transformarlas incrementando sus conocimientos, mejorando sus capacidades, corrigiendo sus hábitos y modificando sus comportamientos.

Toma de decisiones

En primer lugar, debemos enunciar la decisión a tomar, definiendo el problema objeto de la toma de decisión. Además, identificar los criterios para la evaluación tales como restricciones y otras pautas en cuanto al empleo de recursos (humanos, financieros, físicos, etc.), principios, políticas y otras reglas que deban cumplirse, atributos o estándares que tiene que satisfacer el producto objeto de la decisión. A continuación, enumeramos los cursos de acción posibles, los evaluamos y elegimos el curso de acción a seguir. Por último, definimos del problema o problemas a resolver, resolución de cuestiones específicas, (cómo se va a llevar a cabo, quién o quiénes serán los responsables, con qué recursos, cuánto se pretende en el alcance de los resultados a lograr y de los insumos correspondientes, cuándo se van a lograr los resultados finales e intermedios y dónde se va a actuar), comunicación de la decisión y demás información pertinente, apoyo del cambio en el comportamiento humano y medidas de control.

Gestión del tiempo

¿Por qué hay directivos que triunfan y desarrollan una gran cantidad de actividades, y otros no llegan a nada? ¿qué les diferencia? ¿qué es necesario realizar para no caer en la angustia de la escasez del tiempo?. Las personas eficaces son capaces de llevar a cabo sus actividades aunque les resulten duras y complejas. Han adquirido ciertos hábitos y desarrollado unas habilidades que les permiten optimizar la gestión de su tiempo. Lo primero que debemos tener presente es que el principal problema del tiempo no es la escasez, sino el uso. La solución es recordar que siempre hay tiempo para hacer lo que realmente queremos o debemos hacer: para las actividades importantes, para aquellas que mayor valor añadido nos aportan.

Delegación

Delegar es la labor que realiza el empresario al asignar funciones, atribuir autoridad a los demás y otorgar responsabilidades adicionales por los resultados. Implica en sí misma la reducción de una serie de actividades que nos llevan tiempo y que, estimamos, pueden ser realizadas por nuestros colaboradores, pero no nos libera nunca de su responsabilidad final. El hecho de haber delegado una tarea a un colaborador, con las consiguientes atribuciones para su ejecución, no exime en ningún caso al delegante de su "responsabilidad" sobre la misma. Se delega autoridad, nunca responsabilidad. Conviene saber diferenciar entre delegación y participación. La diferencia es clara. Mientras en la delegación se "decide", en la participación se "colabora". También es necesario, igualmente, diferenciar entre delegación y abdicación. Delegar no es abandonar al delegado en su nueva actividad, eso es abdicar. Muchos directivos más que delegar lo que hacen es abdicar, y eso lleva al fracaso de la delegación. La delegación no debe suponer, en ningún caso, la pérdida del control de la tarea.

Liderazgo

El Líder es la persona capaz de ejercer una influencia dominante sobre un grupo, con capacidad de dar satisfacción a las demandas y deseos de sus seguidores, que se encuentra en el sitio adecuado, en el momento preciso y con las cualidades necesarias para satisfacer las demandas del grupo. El Líder es la persona con capacidad de efectuar y dirigir el cambio, que marca un camino y asume la incertidumbre. Los líderes nacen, pero sobre todo se hacen.

Trabajo en equipo

Un equipo es un grupo de personas organizadas que trabajan para alcanzar un fin común (Equipo = Personas + Organización + Fin común). Un conjunto de individuos no es un equipo si no están organizados y no tienen un fin común. Cada miembro del equipo tiene una misión o tarea asignada. Todo equipo tiene un líder, Jefe o director que coordina al resto de miembros del grupo. Los equipos crean sinergia.

Reuniones productivas

Las reuniones son el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos, y relajado en las formas. Para que una reunión sea productiva es preciso la preparación previa de la reunión por parte del responsable de la misma o de los participantes, definiendo un objetivo concreto a lograr. Es importante la no dispersión, no cambiar de tema o el salirse del mismo, manteniendo el orden del día. Entre los asistentes debe existir un interés por el asunto a tratar, confianza y participación, así como liderazgo o habilidad de quien dirige la reunión para que no existan participantes que hablen demasiado "protagonistas" y no dejen hablar a los demás. Las reuniones se deben convocar a una hora apropiada y no deben ser demasiado largas. Los participantes deben estar bien elegidos y no ser demasiados. Además, no deben existir enfrentamientos con tensiones personales. Es importante que no existan interrupciones externas constantes. Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar. La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Causa muy habitual. Se habla mucho y no se concreta al final "qué" hay que hacer, "quién" lo tiene que hacer y para "cuándo" hay que hacerlo. La toma de decisiones confusas o contradictorias.

El aspecto humano de la empresa

Vivimos tan centrados en nuestra tarea profesional, en la resolución de problemas o en el desarrollo de oportunidades, que con frecuencia "olvidamos" principios básicos de comportamiento personal tanto con respecto a nosotros mismos como con los demás. En este sentido, debemos mantener unos principios respecto a:

  • Uno mismo. Tratar de hacer lo mejor posible nuestro trabajo, disfrutar mientras realizamos el trabajo y ser útiles a los demás.

  • A los empleados y colaboradores. Dar sentido al trabajo, crear un clima satisfactorio de trabajo potenciando el trabajo en equipo, valorando las ideas que se presenten, señalar áreas que puedan representar "retos o desafíos" profesionales para los mismos y mostrar disposición a ayudar en el desarrollo del desempeño. Infundir un sentido de lealtad hacia la empresa.

  • A los socios. Respeto y lealtad, honestidad y naturalidad, complementariedad y actitud positiva en las discrepancias.

  • A otros empresarios. Cooperar, aprender y crear redes de contactos.

  • A los clientes. Orientación al cliente pensando en él desde el momento del diseño, su producción, distribución y venta, ofreciendo un producto de la máxima calidad posible, respondiendo a las expectativas y deseos que los clientes. Cumplir y respetar los compromisos contraídos en la realización de nuestra oferta así como realizar una publicidad sincera y verdadera que no lleve al engaño ni a la confusión.

  • A proveedores.

  • A la sociedad en general. Contribuir a hacer una sociedad mejor de la que hemos recibido.

Interrelaciones y conflictos

Una de las actividades más habituales de todo directivo es la de "interrelacionarse" con sus colaboradores para establecer objetivos y pautas de actuación, con otros directivos de la misma empresa para coordinar esfuerzos y resolver conflictos y con personas de otras empresas (clientes, proveedores, instituciones públicas) para lograr acuerdos de mutuo interés. Pues bien, en este proceso de interrelación, muchas veces complejo, surgen con facilidad conflictos y tensiones que son precisos resolver a través de la negociación. Tener la suficiente habilidad de gestión de conflictos y de negociación es clave para el logro de nuestros objetivos. De hacerlo bien a hacerlo mal hay todo un abismo. La forma en que se plantea y se lleva a cabo una negociación es clave para los resultados de la misma.

Motivación

Es la habilidad del empresario para motivar cuando dice o hace cosas que tienen la propiedad de lograr que el empleado a quien dirige se sienta bien y satisfecha, mejore su autoestima y se sienta comprometida en lo que hace. la motivación es una fuerza que tiene su origen tanto en uno mismo como en causas externas que llevan a que una persona se mueva en una dirección para lograr un determinado objetivo. Es bien conocido que las personas actúan cuando se combinan adecuadamente tres requisitos principales: la persona sabe cómo actuar, tiene la posibilidad (puede) y quiere realmente hacerlo. En la empresa, los dos primeros (saber y poder) dependen de la estrategia, de la organización, de los recursos y de la implicación del sujeto en el proceso. Sin embargo, el tercero de los requisitos, el que la persona quiera actuar, es el más difícil de alcanzar y en el que los directivos gastan más tiempo y recursos.

Comunicación

La comunicación eficaz con los demás nos ayuda a convencer, persuadir, motivar, corregir para que alcancen los objetivos de la empresa. Pero la comunicación no es neutra, está condicionada por nuestros prejuicios, educación, actitudes, ideales, intereses, sentimientos, defensas, ansiedades, miedos, etc. Por ello, es preciso conocer las técnicas básicas de comunicación, pero sobre todo desarrollar las habilidades comunicativas tales como la capacidad de elaborar adecuadamente ideas y planes de acción mental, el empleo de un vocabulario correcto, saber escuchar , preguntar , practicar el silencio, tratar las objeciones, etc.

Perfiles / Puestos Requeridos

Se ha de definir los perfiles profesionales que precisa la empresa, por ejemplo, comerciales, operarios de fábrica, contable, etc.. El perfil describe la formación (académica, empresarial, técnica y especializada), la experiencia profesional, las habilidades (directivas y profesionales), así como las características personales (actitud, motivación, capacidad de trabajo, disponibilidad para viajar, etc.) que la empresa necesita.

Una vez definidos los perfiles de profesionales debemos agruparlos en categorías, por ejemplo, directivos, técnicos, administrativos, etc.. y cuantificar el número de puestos de trabajo requeridos al comienzo de la actividad, así como durante el periodo de planificación del plan de empresa.

Política de Retribución

La política de sueldos y salarios tiene como objetivo retribuir a los empleados por el trabajo realizado para la empresa. En este sentido, dicha política deberá ser equitativa y justa internamente en la empresa estableciéndose los criterios y elementos de remuneración, así como competitiva externamente, respecto del salario medio del sector.

Para establecer la política de sueldos y salarios utilizaremos el criterio de categoría profesional, puesto de trabajo, antigüedad, nivel de responsabilidad, por potencial, grado de desempeño de sus tareas, así como por los resultados del grupo o del individuo.

La remuneración que la empresa realiza a sus trabajadores puede incluir tres conceptos salariales: retribución fija, variable y retribución en especie o prestaciones indirectas.

  • Retribución Fija. Es la remuneración económica mínima que la empresa garantiza a un trabajador por el desempeño de un puesto de trabajo durante un periodo determinado de tiempo.

  • Retribución Variable. Es la remuneración económica asociada a la consecución de determinados resultados, entre los que podemos destacar los incentivos, las primas o comisiones por unidades vendidas o fabricadas, captación de nuevos clientes, o por resultados extraordinarios de la empresa.

  • Retribución en especie o prestaciones. Es la remuneración no económica, entre los que podemos destacar el uso de un coche de empresa, vivienda, viajes, préstamos o créditos, seguros o planes de jubilación, formación de hijos, etc.

Los trabajadores que por cuenta propia o ajena realicen una actividad lucrativa están obligados a cotizar a la Seguridad Social. Además, el empresario está obligado a realizar determinados trámites laborales tales como inscribir a la empresa si realizar contratación personal, altas, bajas y afiliación de trabajadores.

Retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.

  • Sueldos y salarios. Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.

  • Indemnizaciones. Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

  • Seguridad Social a cargo de la empresa: Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan aportaciones a sistemas complementarios de pensiones. Importe de las aportaciones devengadas a planes de pensiones u otro sistema análogo de cobertura de situaciones de jubilación, invalidez o muerte, en relación con el personal de la empresa..

  • Otros gastos sociales. Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la empresa. Se citan, a título indicativo, las subvenciones a economatos y comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional; becas para estudio; primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social.

Políticas de RRHH

Este apartado tiene como objetivo resumir las políticas de la empresa en materia de contratación, selección, motivación, formación, externacionalización de funciones, seguridad y prevención de riesgos laborales.

Plan de Contratación

Uno de los costes más importantes en la empresa es el laboral. Por ello, se debe realizar un Plan para planificar el tipo de contratación de los trabajadores dependiendo del puesto e importancia para la empresa, así como de la valía personal y profesional del empleado.

El contrato de trabajo es el acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste último se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su dirección a cambio de remuneración.

Cuando el contrato de trabajo es celebrado entre un sindicato o grupo de sindicatos y uno o varios empresarios, se denomina contrato colectivo de trabajo o convenio colectivo de trabajo (CCT). También, en caso que no exista un sindicato, puede ser celebrado por representantes de los trabajadores interesados, debidamente elegidos y autorizados por estos últimos.

El contrato colectivo de trabajo puede regular todos los aspectos de la relación laboral (salarios, jornada, descansos, vacaciones, licencias, condiciones de trabajo, capacitación profesional, régimen de despidos, definición de las categorías profesionales), así como determinar reglas para la relación entre los sindicatos y el empresario. Este tipo de contrato de trabajo se aplica a todos los trabajadores del ámbito (empresa o actividad) alcanzado, aunque no estén afiliados al sindicato firmante. Las condiciones del convenio suelen considerarse como un mínimo.

  1. Contratos indefinidos.
  2. Contratos indefinidos bonificados.
  3. Contratos indefinidos o temporales bonificados.
  4. Contratos formativos.
  5. Contratos de duración determinada.
  6. Contratos de relevo.
  7. Contratos para personas con discapacidad.
  8. Contratos para la investigación.
  9. Contratos de sustitución por jubilación anticipada.
  10. Otros contratos de trabajo.

Políticas de Selección

Se establecerán las Políticas de Selección del personal definiéndose los canales o medios de captación de candidatos, el procedimiento y criterios de selección.

Existen diferentes mecanismos para la captación de candidatos que dependerán de las características del puesto, del tipo de actividad y tamaño de la empresa. Podemos recurrir a bolsas de empleo (Cámaras Oficiales, de Comercio, Industria y Navegación, Servicio Canario de Empleo, Fundaciones Universitarias, Formación Profesional, Asociaciones Empresariales, Colegios Profesionales, Agencias de Desarrollo Local, portales de empleo en Internet, Instituto Canario de la Mujer, asociaciones juveniles, etc.), empresas de selección de personal, empresas de trabajo temporal, red de contactos (familiares, amigos, contactos profesionales y académicos), curriculum vitae recibidos, anuncios (prensa, revistas especializadas, radio, televisión, Internet), así como captar trabajadores de la competencia.

Además, debemos definir el proceso, las pruebas y los criterios de selección. En este sentido, la entrevistas de selección es la técnica más utilizada, no obstante, existen otras tales como las pruebas psicotécnicas (test de inteligencia, de aptitudes, de personalidad, proyectivos), las pruebas específicas (para evaluar habilidades concretas), dinámicas de grupo para determinar comportamientos en trabajo en equipo (grupo de discusión, situaciones de role play), juego de negocios o simuladores empresariales, pruebas grafológicas, etc..

Políticas de Motivación

Para que los trabajadores sean productivos deben estar motivados. Para ello, debemos establecer diferentes métodos de motivación. El mecanismo más importante es la retribución pero existen otros tales como las condiciones de trabajo, la seguridad en el puesto, el reconocimiento de su labor, la promoción interna, la comunicación de sus tareas, responsabilidades y de la estrategia de la empresa, así como su participación en aspectos relacionados con su puesto o en general con la empresa.

Políticas de Formación

El objetivo del Plan de Formación es planificar, evaluar y mejorar las competencias de los trabajadores. Para ello, se establecerá un plan de formación específico para cada perfil profesional en la empresa.

Plan de Externalización de Funciones

Existen ciertas funciones o actividades que la empresa puede decidir subcontratar por falta de especialización o por ahorro en costes. Las principales actividades que se suele subcontratar son las derivadas de aspectos comerciales, legales, contables, técnicos, etc.

Es importante realizar un Plan de Externacionalización de Funciones que planifique qué actividades se subcontratarán, qué criterios deben cumplir las empresas a subcontratar o de outsourcing, así como los mecanismos de evaluación, seguimiento y control.

Seguridad e Higiene Laboral

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige a la empresa a verla por la seguridad y la salud de los empleados. En este sentido, debemos elaborar un Plan con el objetivo de proteger y garantizar la seguridad y salud de los trabajadores frente a dichos riesgos laborales. Además, debemos analizar e identificar cuales son los principales riesgos laborales a los que estarán expuestos nuestros trabajadores y las medidas correctoras que adoptaremos.

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