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Cómo emitir una factura

Legislación

  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Para visualizarlo pincha aquí.

Definición

Para la correcta gestión tributaria, la Administración de la Hacienda Pública precisa una información adecuada de las transacciones económicas derivas de las actividades empresariales. Igualmente , para justificar los gastos o deducciones, los contribuyentes necesitan de documentos claros y precisos. De ello se deriva la existencia de una normativa que regula la obligación de los empresarios y profesionales de expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen.

Obligaciones de facturación

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen. Asimismo, están obligados a conservar copia o matriz de la misma.

Sin embargo y con el objeto de agilizar y simplificar las transacciones mercantiles, a partir del 01 de enero de 2013, nace un nuevo modelo de factura: Factura simplificada.

Podrá expedirse factura simplificada, salvo excepciones, a elección del obligado a su expedición, en los siguientes casos:

  • Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA o IGIC incluido)
  • Cuando se trate de facturas rectificativas.
  • En los supuestos, respecto a los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques (desaparece este concepto) en sustitución de factura siempre que su importe  no exceda de 3.000 euros, IGIC incluido:
    • Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
    • Ventas o servicios e ambulancia.
    • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
    • Transportes de personas y sus equipajes.
    • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchatería, chocolatería y establecimientos similares.
    • Suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto, prestados por los establecimientos antes citados.
    • Salas de baile y discotecas.
    • Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
    • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
    • Utilización de instalaciones deportivas.
    • Revelado de fotografías y estudios fotográficos.
    • Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
    • Alquiler de películas
    • Utilización de autopistas de peaje.
    • Servicios de tintorería y lavandería.

En el caso de factura simplificada, el empresario o profesional, igualmente está obligado a conservar copia o matriz de la misma.

Contenido de la factura completa u ordinaria

Número ( numeración correlativa) , y en su caso, serie.

Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razonesque lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedicióncuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones ycuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicasde las facturas siguientes:

  1. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, paracada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
  2. Las rectificativas.
  3. Las que se expidan en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

  • Fecha de expedición
  • Nombre y apellidos o denominación social, tanto del expedidor como del destinatario.
  • NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE , al expedidor de la factura.
  • NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE, únicamente en determinados supuestos al destinatario de la operación.

En este sentido,  será obligatoria la consignación del NIF del destinatario en los siguientes casos:

  • Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta. Art.25 Ley 37/1992 de 28 diciembre 1992
  • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del IVA( ó IGIC) correspondiente a aquélla.
  • Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

Domicilio del expedidor y del destinatario , así como lugar fijo de negocios al que se vincule la operación cuando sea relevante para la determinación del régimen de tributación.

En este sentido, cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de la actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.

  • Fecha de realización(devengo)de las operaciones siempre que se trate de fecha distinta a la expedición de la factura.
  • Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • Tipo impositivo o tipos impositivos aplicables.
  • Cuota tributaria repercutida.
  • Contraprestación total.

Se adicionará además la siguiente información, si es el caso:

  • En operaciones exentas de IGIC: inclusión del precepto de la Ley en que se establece la exención.
  • En caso de que la factura la emita el destinatario por un acuerdo con el proveedor, se hará mención de "facturación por el destinatario".
  • En caso de que el sujeto pasivo del IVA ó IGIC sea el adquirente o destinatario, se hará la mención de "inversión del sujeto pasivo".
  • En caso de la aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, se consignará la mención de "régimen especial de las agencias de viajes".
  • En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, se hará mención a dicho régimen especial.

Contenido de la factura simplificada

A partir del 01 de enero de 2013, desaparecen los tiques, y se sustituye por la factura simplificada.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas completas u ordinarias.

Todas las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos:

  1. Número y serie, en su caso ( se podrán usar series separadas en los mismos casos antes comentados para las facturas )
  2. Fecha de emisión, y la de la operación si es diferente a la primera.
  3. NIF, nombre y apellidos y razón o denominación social completa del expedidor.
  4. Tipo impositivo aplicado o la expresión “ IGIC incluido “
  5. Contraprestación total.
  6. En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa de la factura que rectifica y las especificaciones de lo que se modifica
  7. En caso de que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y lo exija o cuando sea un particular y lo exija igualmente para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, el emisor deberá hacer constar además:
    1. El NIF y domicilio del destinatario de las operaciones.
    2. La cuota tributaria repercutida, la cual se consignará  separadamente.

Facturas electrónicas

La Ley de IVA admite la posibilidad de emitir facturas o documentos análogos por sistemas de facturación telemática. Tienen la misma validez y efectos que las facturas emitidas en soporte papel, siempre que la información contenida en la factura emitida y recibida sea idéntica.

Momento de emisión 

Los plazos dependerán  de que el destinatario sea o no empresario o profesional:

  1. Si el destinatario no es un empresario o un profesional, la emisión de la factura o del tique se harán en el mismo momento de realización de la operación.
  2. Si el destinatario es empresario o profesional, la emisión debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente en que se hace la operación.

En caso de facturas recapitulativas (inclusión de varias operaciones en distintas fechas dentro de un mes natural para un mismo destinatario):

  1. Si el destinatario es un particular, se emitirán como máximo el último día del mes.
  2. En caso de que sea un empresario o profesional, la emisión se realizará antes del día 16 del mes siguiente.

Originales, duplicados y copias

Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura ( ordinaria  o simplificada). 
Es admisible la expedición de duplicados de los originales, con la misma eficacia que éstos, siempre que conste en ellos la expresión”duplicado” y la razón de su expedición, en los siguientes casos:

  • Cuando concurran varios destinatarios en una misma operación.
  • Cuando exista pérdida del original.

Si se emiten copias de una factura, el expedidor tiene que hacer constar en las mismas tal carácter.

Conservación

Como regla general, los empresarios y profesionales han de conservar las copias de las facturas o documentos sustitutivas, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias de las operaciones que recojan.

Ejemplos de facturas:
Véanse los siguientes ejemplos de facturas: Ejemplo de facturas

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